Download Bukti Dokumen Dan Ide Ide Pihak Terkait PDF

TitleBukti Dokumen Dan Ide Ide Pihak Terkait
File Size164.7 KB
Total Pages10
Document Text Contents
Page 1

PEMERINTAH KABUPATEN INDRAGIRI HILIR

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
Jl. SEDERHANA NO 62 TELP 0768-21063 TEMBILAHAN HULU

Email : [email protected] kode pos 29213

SURAT KEPUTUSAN

KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU

Tentang

KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU

KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU

Menimbang

a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan program/upaya dan kegiatan

pelayanan Puskesmas secara konsisten dan reliabel, maka perlu disusun

pedoman kerja dan prosedur kerja;

b. Bahwa pedoman dan prosedur kerja disusun, didokumentasikan dan

dikendalikan, serta semua rekaman hasil pelaksanaan upaya puskesmas

dan kegiatan pelayanan harus dikendalikan;

c. Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman perlu dilakukan secara

terpusat;

d. Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman sebagaimana dimaksud
pada

huruf b dan c perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala

Puskesmas.

Mengingat

a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang

kesehatan

b. Peraturan Menteri Kesehatan No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat

Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2

mailto:[email protected]

Page 5

e. Pada dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.

3.5. DOKUMEN TIDAK TERKENDALI :

a. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar
Puskesmas tembilahan hulu

b. Digunakan untuk keperluan insidentil.

c. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan.

d. Apabila didistribusikan harus memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”

e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil Manajemen Mutu dan
tercatat

pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.

3.6. DOKUMEN OBSOLETE/KADALUARSA/TIDAK BERLAKU :

a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami

perubahan/revisi.

b. Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaa

. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat dalam lembar
distribusi/penarikan

dokumen.

d. Dokumen induk diberi stempel “OBSOLETE” dan dokumen sisanya
dimusnahkan.

3.7. KETENTUAN NUMERISASI DOKUMEN adalah sebagai berikut :

a. Surat Keputusan/Kebijakan : [XX]/SK/PUSBUII/[MM]/[YYYY]

 XX = Nomor Urut Surat Keputusan/Kebijakan

 MM = Bulan Terbit

 YYYY = Tahun Terbit

b. Manual Mutu : [XX]/MM/REV-[YY]/PUSBUII

 XX = Nomor Urut Manual

 YY = Nomor Revisi

c. Panduan Kerja : [XX]/PK/REV-[YY]/PUSBUII

 XX = Nomor Urut Panduan

Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2

Page 7

c. Kerangka Acuan Kegiatan

1. Dibuat dan Disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan.

2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.

3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.

d. Standar Operasional Prosedur/Instruksi Kerja Formula :

1. Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan.

2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.

3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.

3.9. Revisi atau Perubahan Dokumen :

a. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen.

b. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan Koordinator Upaya
dan/atau Wakil

Manajemen Mutu.

c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan berkelanjutan.

d. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke Pengendali
Dokumen

untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian.

e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali Dokumen.

3.10. Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan dan
memiliki kemampuan telusur

yang baik agar tidak hilang, tidak rusak, mudah ditemukan serta
terkendali.

3.11. Dokumen yang beredar :

a. Status terkendali.

b. Telah mendapat pengesahan.

3.12. Dokumen eksternal :

a. Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya.

b. Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.

3.13. Rekaman

Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2

Page 8

a. Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti
pelaksanaan

kegiatan.

b. Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan memberi
bukti verifikasi,

tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan.

c. Tidak perlu terkena pengendalian revisi.

d. Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan bukti
melaksanakan

pekerjaan menjadi rekaman

3.14. Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa retensi yang
telah ditetapkan.

3.15. Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai
bukti pelaksanaan

kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja.

4. KEBIJAKAN

4.1. Pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas tembilahan hulu
dilakukan secara

terpusat dibawah kendali Tim Manajemen Mutu.

4.2. Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP, IKF) tercatat dalam Daftar

Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen.

4.3. Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal dan
dikelompokkan

berdasarkan program/unit kerja.

4.4. Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan
dikelompokkan

berdasarkan program/unit kerja

4.5. Dokumen Master disimpan oleh Tim Manajemen Mutu.

4.6. Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan
tujuan untuk :

a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang

dokumen.

Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2

Page 9

c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di
tempat pemakaian.

d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan

distribusinya dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan

menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan
untuk maksud tertentu.

g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen
ditunjukkan.

.7. Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manual, Panduan
Kerja,

Kerangka Acuan Kegiatan, Standar Prosedur Operasional dan Instruksi Kerja
Formula

dilakukan secara berkala dan/atau jika terdapat perubahan dalam proses
pelayanan.

4.8. Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali
masuk ke

dalam kategori dokumen obsolete/kadaluarsa.

4.9. Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung
Jawab

Program/Kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum dalam daftar
rekaman dan

kode formulir.

4.10. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan
/rekaman.

4.11. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa diusulkan oleh PJ
Program/Unit Kerja dan

dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas persetujuan Wakil Manajemen Mutu
dan Kepala

Puskesmas.

4.12. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa dicatat dalam Berita Acara
Pemusnahan

Dokumen.

5. PENUTUP

Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2

Similer Documents