Document Text Contents
Page 1
PEMERINTAH KABUPATEN INDRAGIRI HILIR
DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
Jl. SEDERHANA NO 62 TELP 0768-21063 TEMBILAHAN HULU
Email : [email protected] kode pos 29213
SURAT KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
Tentang
KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
Menimbang
a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan program/upaya dan kegiatan
pelayanan Puskesmas secara konsisten dan reliabel, maka perlu disusun
pedoman kerja dan prosedur kerja;
b. Bahwa pedoman dan prosedur kerja disusun, didokumentasikan dan
dikendalikan, serta semua rekaman hasil pelaksanaan upaya puskesmas
dan kegiatan pelayanan harus dikendalikan;
c. Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman perlu dilakukan secara
terpusat;
d. Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman sebagaimana dimaksud
pada
huruf b dan c perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala
Puskesmas.
Mengingat
a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
kesehatan
b. Peraturan Menteri Kesehatan No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2
mailto:[email protected]
Page 5
e. Pada dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.
3.5. DOKUMEN TIDAK TERKENDALI :
a. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar
Puskesmas tembilahan hulu
b. Digunakan untuk keperluan insidentil.
c. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Apabila didistribusikan harus memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”
e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil Manajemen Mutu dan
tercatat
pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.
3.6. DOKUMEN OBSOLETE/KADALUARSA/TIDAK BERLAKU :
a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi.
b. Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaa
. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat dalam lembar
distribusi/penarikan
dokumen.
d. Dokumen induk diberi stempel “OBSOLETE” dan dokumen sisanya
dimusnahkan.
3.7. KETENTUAN NUMERISASI DOKUMEN adalah sebagai berikut :
a. Surat Keputusan/Kebijakan : [XX]/SK/PUSBUII/[MM]/[YYYY]
XX = Nomor Urut Surat Keputusan/Kebijakan
MM = Bulan Terbit
YYYY = Tahun Terbit
b. Manual Mutu : [XX]/MM/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Manual
YY = Nomor Revisi
c. Panduan Kerja : [XX]/PK/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Panduan
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2
Page 7
c. Kerangka Acuan Kegiatan
1. Dibuat dan Disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
d. Standar Operasional Prosedur/Instruksi Kerja Formula :
1. Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
3.9. Revisi atau Perubahan Dokumen :
a. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen.
b. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan Koordinator Upaya
dan/atau Wakil
Manajemen Mutu.
c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan berkelanjutan.
d. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke Pengendali
Dokumen
untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian.
e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali Dokumen.
3.10. Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan dan
memiliki kemampuan telusur
yang baik agar tidak hilang, tidak rusak, mudah ditemukan serta
terkendali.
3.11. Dokumen yang beredar :
a. Status terkendali.
b. Telah mendapat pengesahan.
3.12. Dokumen eksternal :
a. Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya.
b. Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.
3.13. Rekaman
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2
Page 8
a. Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti
pelaksanaan
kegiatan.
b. Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan memberi
bukti verifikasi,
tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan.
c. Tidak perlu terkena pengendalian revisi.
d. Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan bukti
melaksanakan
pekerjaan menjadi rekaman
3.14. Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa retensi yang
telah ditetapkan.
3.15. Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai
bukti pelaksanaan
kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja.
4. KEBIJAKAN
4.1. Pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas tembilahan hulu
dilakukan secara
terpusat dibawah kendali Tim Manajemen Mutu.
4.2. Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP, IKF) tercatat dalam Daftar
Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen.
4.3. Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal dan
dikelompokkan
berdasarkan program/unit kerja.
4.4. Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan
dikelompokkan
berdasarkan program/unit kerja
4.5. Dokumen Master disimpan oleh Tim Manajemen Mutu.
4.6. Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan
tujuan untuk :
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang
dokumen.
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2
Page 9
c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di
tempat pemakaian.
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan
distribusinya dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan
menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan
untuk maksud tertentu.
g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen
ditunjukkan.
.7. Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manual, Panduan
Kerja,
Kerangka Acuan Kegiatan, Standar Prosedur Operasional dan Instruksi Kerja
Formula
dilakukan secara berkala dan/atau jika terdapat perubahan dalam proses
pelayanan.
4.8. Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali
masuk ke
dalam kategori dokumen obsolete/kadaluarsa.
4.9. Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung
Jawab
Program/Kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum dalam daftar
rekaman dan
kode formulir.
4.10. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan
/rekaman.
4.11. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa diusulkan oleh PJ
Program/Unit Kerja dan
dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas persetujuan Wakil Manajemen Mutu
dan Kepala
Puskesmas.
4.12. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa dicatat dalam Berita Acara
Pemusnahan
Dokumen.
5. PENUTUP
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2
PEMERINTAH KABUPATEN INDRAGIRI HILIR
DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
Jl. SEDERHANA NO 62 TELP 0768-21063 TEMBILAHAN HULU
Email : [email protected] kode pos 29213
SURAT KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
Tentang
KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
KEPALA PUSKESMAS TEMBILAHAN HULU
Menimbang
a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan program/upaya dan kegiatan
pelayanan Puskesmas secara konsisten dan reliabel, maka perlu disusun
pedoman kerja dan prosedur kerja;
b. Bahwa pedoman dan prosedur kerja disusun, didokumentasikan dan
dikendalikan, serta semua rekaman hasil pelaksanaan upaya puskesmas
dan kegiatan pelayanan harus dikendalikan;
c. Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman perlu dilakukan secara
terpusat;
d. Bahwa pengendalian dokumen dan rekaman sebagaimana dimaksud
pada
huruf b dan c perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala
Puskesmas.
Mengingat
a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
kesehatan
b. Peraturan Menteri Kesehatan No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2
mailto:[email protected]
Page 5
e. Pada dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.
3.5. DOKUMEN TIDAK TERKENDALI :
a. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar
Puskesmas tembilahan hulu
b. Digunakan untuk keperluan insidentil.
c. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Apabila didistribusikan harus memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”
e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil Manajemen Mutu dan
tercatat
pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.
3.6. DOKUMEN OBSOLETE/KADALUARSA/TIDAK BERLAKU :
a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi.
b. Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaa
. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat dalam lembar
distribusi/penarikan
dokumen.
d. Dokumen induk diberi stempel “OBSOLETE” dan dokumen sisanya
dimusnahkan.
3.7. KETENTUAN NUMERISASI DOKUMEN adalah sebagai berikut :
a. Surat Keputusan/Kebijakan : [XX]/SK/PUSBUII/[MM]/[YYYY]
XX = Nomor Urut Surat Keputusan/Kebijakan
MM = Bulan Terbit
YYYY = Tahun Terbit
b. Manual Mutu : [XX]/MM/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Manual
YY = Nomor Revisi
c. Panduan Kerja : [XX]/PK/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Panduan
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2
Page 7
c. Kerangka Acuan Kegiatan
1. Dibuat dan Disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
d. Standar Operasional Prosedur/Instruksi Kerja Formula :
1. Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
3.9. Revisi atau Perubahan Dokumen :
a. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen.
b. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan Koordinator Upaya
dan/atau Wakil
Manajemen Mutu.
c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan berkelanjutan.
d. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke Pengendali
Dokumen
untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian.
e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali Dokumen.
3.10. Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan dan
memiliki kemampuan telusur
yang baik agar tidak hilang, tidak rusak, mudah ditemukan serta
terkendali.
3.11. Dokumen yang beredar :
a. Status terkendali.
b. Telah mendapat pengesahan.
3.12. Dokumen eksternal :
a. Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya.
b. Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.
3.13. Rekaman
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2
Page 8
a. Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti
pelaksanaan
kegiatan.
b. Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan memberi
bukti verifikasi,
tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan.
c. Tidak perlu terkena pengendalian revisi.
d. Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan bukti
melaksanakan
pekerjaan menjadi rekaman
3.14. Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa retensi yang
telah ditetapkan.
3.15. Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai
bukti pelaksanaan
kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja.
4. KEBIJAKAN
4.1. Pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas tembilahan hulu
dilakukan secara
terpusat dibawah kendali Tim Manajemen Mutu.
4.2. Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP, IKF) tercatat dalam Daftar
Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen.
4.3. Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal dan
dikelompokkan
berdasarkan program/unit kerja.
4.4. Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan
dikelompokkan
berdasarkan program/unit kerja
4.5. Dokumen Master disimpan oleh Tim Manajemen Mutu.
4.6. Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan
tujuan untuk :
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang
dokumen.
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2
Page 9
c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di
tempat pemakaian.
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan
distribusinya dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan
menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan
untuk maksud tertentu.
g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen
ditunjukkan.
.7. Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manual, Panduan
Kerja,
Kerangka Acuan Kegiatan, Standar Prosedur Operasional dan Instruksi Kerja
Formula
dilakukan secara berkala dan/atau jika terdapat perubahan dalam proses
pelayanan.
4.8. Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali
masuk ke
dalam kategori dokumen obsolete/kadaluarsa.
4.9. Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung
Jawab
Program/Kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum dalam daftar
rekaman dan
kode formulir.
4.10. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan
/rekaman.
4.11. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa diusulkan oleh PJ
Program/Unit Kerja dan
dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas persetujuan Wakil Manajemen Mutu
dan Kepala
Puskesmas.
4.12. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa dicatat dalam Berita Acara
Pemusnahan
Dokumen.
5. PENUTUP
Bukti Dokumen Ide-Ide pihak terkait 3.1.3.2
