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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y
CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP

Microsoft Dynamics

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PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y
CIERRE DE MICROSOFT DYNAMICS GP

Microsoft DynamicsPágina -1-

PROCESOS DE MANTENIMIENTO Y CIERRE
DE MICROSOFT GREAT PLAINS.

Contenido de este documento

Procesos rutinarios para el mantenimiento de las bases de datos.
Cierres mensuales de los módulos de Great Plains.
Cierre Anual de los módulos de Great Plains.

Procesos rutinarios para el mantenimiento de la base de datos
A continuación se muestran los procesos que deberán realizarse en la base de datos diariamente,
semanalmente y mensualmente. Si su empresa implementa todos estos consejos, se garantizará que su
información siempre estará libre de errores y/o podrá recuperarse de un error grave.

Diariamente
Respaldar los archivos de datos de cada compañía y de la base de datos DYNAMICS. Se puede crear �
un plan de mantenimiento de respaldo para hacerlo automáticamente. Recomendamos respaldar
por lo menos una vez al día las bases de datos de las compañías y una vez a la semana la base de
datos DYNAMICS.

Es recomendable habilitar los respaldos de los archivos de log de transacciones de SQL cada 3 horas. �
Esto se realiza por medio de SQL Server y no por medio de Great Plains. Vea el manual de uso de
SQL para este efecto.

Semanalmente:
Crear un plan de mantenimiento en Microsoft SQL Server que se ejecute semanalmente para: �

Reorganizar las páginas de datos y de índices. �
Comprobar la integridad de las bases de datos. �

Ejecutar manualmente en Query Analizer de Microsoft SQL Server en todas las bases de datos de �
Great Plains los siguientes comandos:

DBCC CHECKCATALOG. Este comando examina la consistencia en y entre las tablas �

seleccionada.


datos seleccionada.

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Proceso de fin de mes del módulo de Cuentas por Pagar

Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía.

Respaldar la información �






proveedor por proveedor y si hay errores en saldos los corregirá y emitirá un reporte con los ajustes.
Deje las opciones por default y presione el botón Procesar. Si hubo ajustes se mostrarán éstos en un

Imprimir el reporte de Antigüedad de saldos. Ir a Reportes >> Compras >> Balance de �
Comprobación. Seleccione el reporte ‘Balance de Comprobación por antigüedad’ e imprímalo para
sus registros y análisis.

Proceso de fin de mes del módulo de Inventarios

Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía.

Este proceso solamente debe efectuarse si se tiene implementado el módulo de Inventarios.

Antes de ejecutar este proceso debe primeramente efectuar el cierre de mes de los módulos de �
ventas y compras (en ese orden).


inventario como en transferencias de inventario.

Respaldar la información. �

Ir a Herramientas >> Utilidades >> Inventario >> Conciliar. Este proceso revisará las existencias �

corregir diferencias.

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Proceso de fin de mes del módulo de Bancos

Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía.

Este proceso solamente debe efectuarse si se tiene implementado el módulo de bancos.

Respaldar la información �

Conciliar todas sus cuentas bancarias con los estados de cuenta de cada banco. �

Proceso de fin de mes del módulo de Contabilidad.

Los siguientes pasos deben ejecutarse para cada compañía.

Respaldar la información �

Cerrar el mes en los demás módulos que tenga implementados en el sistema. �



Una vez que no existan pólizas del mes a cerrar ir a Herramientas >> Utilidades >> Financiero >> �
Conciliar. Seleccione el año (Abierto) a conciliar y presione el botón Conciliar. Este proceso corregirá
cualquier error que pudiera haber en los saldos de todas las cuentas contables.


el período a cerrar en la serie Financiero, Ventas, Compras e Inventario. Presione Aceptar. A partir de
este momento ningún usuario podrá capturar documentos en el mes cerrado.



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Proceso de cierre de año del módulo de Contabilidad

Nota: Durante el proceso de cierre del módulo todos los registros del año a cerrar existentes en la
tabla GL20000 son copiados a una tabla temporal antes de moverlos a la tabla GL30000, por lo
que se requiere espacio en disco igual al tamaño del archivo GL20000.

Cerrar el año en todos los otros módulos implementados del sistema (solo se requiere para los �
módulos que se tengan implementados)

Contabilizar todas las transacciones del año a cerrar �

Ejecutar el proceso de mantenimiento de bases de datos. Para ver estos procesos, Presione Aquí �

Ejecutar los procesos de cierre de mes de contabilidad. Para ver estos procesos, Presione Aquí. �

Verificar la configuración de las cuentas de balance y de estados de resultados. Sobre todo que las �
cuentas de resultados estén configuradas como tales y las de balance como cuentas de balance.

Realizar un respaldo de la información �

Asegurarse que la opción “Mantener historico de cuenta y transacciones” está habilitada en �
Herramientas >> Configuración >> Financiero >> Contabilidad

Imprimir informes financieros �

Asegurarse que los periodos fiscales del nuevo año hayan sido creados. Ir a Herramientas >> �
Configuración >> Compañía >> Periodos Fiscales.

Respaldar la información �

Ejecutar el proceso de cierre de año: Herramientas >> Rutinas >> Financiero >> Cierre Fin de �
Año. Este proceso generará la póliza de inicio de año con la cual se pasan los saldos iniciales de las
cuentas de balance y también afecta esta póliza la cuenta de resultados del ejercicio. El proceso
imprimirá la póliza de cierre de año. Imprímala

El proceso de cierre de año realiza lo siguiente: �

Reconcilia y suma los saldos de las cuentas contables de todo el año.

El proceso borra las cuentas marcadas como ‘Inactivas’ si dichas cuentas no tienen saldo,
ni transacciones en el año actual (abierto) ni en años anteriores (histórico). Si una cuenta
inactiva no tiene saldo ni transacciones en abierto o histórico, ésta será borrada (inclusive
aunque tenga cargado presupuestos para años históricos).

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Crea la póliza de inicio de año. Dicha póliza se crea para el saldo inicial del nuevo año y �
contiene las cuentas de balance con sus saldos iniciales así como la afectación contable
en la cuenta de resultados del ejercicio debida a la anulación de saldos de las cuentas de
resultados.

Imprima de nuevo estados financieros y verifique que el resultado del ejercicio concuerde con el
monto de la póliza de cierre de año impresa en el paso anterior.

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